Sprawne komunikowanie się, przekazywanie komunikatów i informacji oraz prawidłowe delegowanie zadań to idealne czynniki skutecznej komunikacji zespołowej. Zdolność sprawnego komunikowania się z innymi ludźmi znacznie ułatwia pracę, a także codzienne życie. Jednak zgrzyty komunikacyjne w zespole są nieuniknione, wszak jesteśmy tylko ludźmi i za teorią nie zawsze idzie praktyka. Najważniejsze to szybko reagować na braki umiejętności w komunikacji, gdyż jej bagatelizowanie może skutecznie doprowadzić do konfliktów i kryzysów nawet w najlepszym modelu zarządzania. Jak skutecznie się komunikować? Poznaj wskazówki efektywnej komunikacji w zespole.

Ten artykuł poświęcam komunikacji, słuchaniu oraz temu co blokuje komunikację. Jest to temat, którego powinno się stale uczyć lub regularnie sobie i swoim zespołom przypominać.

To takie ważne, aby osoby w zespole włącznie z jego menadżerem czuły się wysłuchane i zrozumiane. To prosta umiejętność do nauczenia, ale trochę trudniejsza do wdrożenia w życiu.

Skorzystaj z naszych kurów coachingowych i zostań mistrzem komunikacji w zespole:

1. Mistrzowski Kurs Trenerski 
2. Szkolenia biznesowe dla firm 

Komunikacja to porozumienie oparte na słowie

Komunikacja werbalna to bardzo cenna umiejętność, od której zależą nasze relacje z innymi ludźmi, z rodziną, pracownikami. Słowa mają ogromną moc, a komunikacja werbalna to nic innego jak język mówiony, którym komunikujemy się ze światem. Warto wzmacniać tę umiejętność, dbać o treść wypowiedzi kierowanej do rozmówcy, płynność mowy czy parafrazowanie. 

Komunikacja – po co ćwiczyć tę umiejętność?

Komunikacja w zespole jest niezmiernie istotna, gdy chcemy zrozumieć, co ma na myśli druga osoba oraz jeżeli pragniemy uniknąć niepotrzebnych emocji z powodu błędów komunikacyjnych. Pamiętaj, żeby porozumiewać się w spokoju i bez przemocy. Niemniej istotne jest słuchanie – aby usłyszeć „więcej i głębiej” — słuchaj intuicyjnie.

Skuteczna komunikacja werbalna – przykłady

A teraz zapraszam do przeczytania fragmentu rozmowy, której niedawno byłam świadkiem:

• Kolega: wiesz, dzisiaj jestem wypluty jak zdechły pies.
• Koleżanka z pracy: czujesz się bardzo zmęczony?
• Kolega: Tak, nie mam siły. Wczoraj straciłem trochę pieniędzy, ponieważ nie zamknąłem w porę transakcji.
• Koleżanka: Martwisz się tym? Tą stratą?
• Kolega: Tak, strata zawsze mnie stresuje i dołuje. I nie wiem, jak szef na to zareaguje.
• Koleżanka: Obawiasz się reakcji szefa?
• Kolega: Tak, i to bardzo, niedawno dostałem podwyżkę i mam poczucie winy, że nie sprostałem zadaniu.
• Koleżanka: Ach, więc to z tego powodu!

Osoba, która w taki sposób jest słuchana czuje w rozmowie ulgę, ponieważ wydobywa na światło dzienne swoje niepokoje, obiekcje i w rezultacie przynosi jej to spokój. Może się wydawać, że taka rozmowa nic nie wnosi, bo „Koleżanka” tylko odzwierciedla fakty i emocje drugiej strony. Właśnie w taki sposób tworzone są silne więzi między ludźmi oparte na empatii.

W takiej jakości słuchania przeszkadzają nam automatyczne myśli, które mamy wdrukowane w naszej głowie. Które krążą i krążą i w efekcie przeszkadzają. Warto w tym miejscu przypomnieć sobie istnienie 12 blokad komunikacyjnych opisanych przez Tomasa Gordona, autora książki „Wychowanie bez porażek”.

Przytoczona powyżej rozmowa mogłaby wyglądać zupełnie inaczej, gdyby pojawiły się blokady. Poniżej wymienione blokady z przykładowymi odpowiedziami.

Blokady komunikacyjne przykłady:

1. Rozkazywanie: „Po prostu poćwicz, a pojawią ci się siły!”
2. Ostrzeganie: „Jeśli nie weźmiesz się w garść, to się rozchorujesz.”
3. Moralizowanie: „Powinieneś więcej odpoczywać w takim stanie.”
4. Pouczanie: „Badania pokazują, że stan wyczerpania źle wpływa na jakość pracy.”
5. Doradzanie: „Może weźmiesz dzień urlopu?”
6. Obwinianie: „Możesz obwiniać tylko siebie, że doprowadziłeś się do takiego stanu.”
7. Przezywanie: „No, ale z ciebie zdechlak”
8. Analizowanie: „Jestem pewna, że jeśli nie zadbasz o siebie, będzie tylko gorzej.”
9. Chwalenie: „Naprawdę i tak jesteś silny, przy tak trudnej sytuacji”
10. Dodawanie otuchy: „Biedactwo”
11. Rozpraszanie: „Może pogadamy o czymś innym?”
12. Wypytywanie: „Czy ty często tracisz siły w trudnych sytuacjach?”

Czy stosowanie blokad komunikacyjnych jest przydatne w komunikacji? Jak widać z powyższych przykładów – nie! Pomimo, iż niektóre nie brzmią jak blokady, np. chwalenie, to w istocie hamują dalszy ciąg komunikacji.

Komunikacja werbalna i jej przeszkody

Kolejną przeszkodą w dobrej komunikacji już nie indywidualnej, a zespołowej jest istnienie toksyn zespołowych znanych również pod nazwą „4 jeźdźców apokalipsy”. Wymowna nazwa, prawda? Doktor John Gottman, światowej klasy badacz psychologii związków, przez kilkadziesiąt lat obserwował sposób, w jaki ludzie komunikują się między sobą. Stwierdził, że kilka konkretnych rodzajów zachowań pozwala z bardzo wysokim prawdopodobieństwem przewidzieć, czy dana relacja przetrwa, czy rozpadnie się. Jego obserwacje zostały przeniesione na grunt biznesowy i mają zastosowanie w komunikacji zespołowej. Zanim toksyny pojawią się w realu w postaci werbalnej, można je zaobserwować w mimice twarzy człowieka. Bo najpierw jest myśl, ona wpływa bezpośrednio na mimikę, a dopiero potem słowa.

Co stoi na przeszkodzie skutecznej, werbalnej komunikacji?

Pierwsza z toksyn to krytycyzm. Często rozpoczyna się od słów „bo ty zawsze” albo „bo ty nigdy”. Warto wiedzieć, że krytycyzm jest rezultatem strachu lub niepewności drugiej strony.

Przykład: „Ty zawsze tak postępujesz, gdy nie jesteś pewien siebie”.

Druga toksyna to pogarda, czy inaczej sarkazm. To naprawdę trudne i raniące słowa. Ciężko się potem od nich uwolnić. Pogarda jest napędzana negatywnymi myślami na temat drugiej osoby i poczuciem wyższości wobec niej.  Przykładem pogardliwego sformułowania może być:

„Chyba żartujesz, że jesteś przeładowany obowiązkami?!”

Trzecia toksyna to obrona. To wycofanie się z komunikacji, wskutek wyczuwanej wrogości współrozmówcy. Przykładem sformułowania postawy obronnej może być:

„To był cholernie ciężki dzień. Nie mogłeś tego sam zrobić?”

Czwarta z toksyn to odcinanie się. Taka postawa wynika z potrzeby całkowitego wycofania się z komunikacji. Osoba, która stosuje tą toksynę, chroni się przed bólem, upokorzeniem właśnie w taki sposób. Odwraca głowę, odpowiada półsłówkami lub całkowicie milczy udając, że nie słyszy pytania.

Toksyny stosowane przez parę w związku często prowadzą do rozpadu. Przenosząc tę wiedzę na zespoły warto wiedzieć, że wskutek ich stosowania psuje się komunikacja, że trudniej się współpracuje, że „siada” zaufanie. A w rezultacie trudniej osiąga się wyniki.

Bariery komunikacyjne. Jak wychodzić z tych trudnych komunikacyjnie sytuacji?

1. Zauważ toksynę i nazwij ją.
2. Zastanów się, co i jak czujesz w relacji z drugą osobą w tej sytuacji.
3. Jaka twoja potrzeba jest naruszona?
4. Opowiedz o tym.
5. Zapytaj współrozmówcę jaka jest jego potrzeba.
6. Wyciągnijcie wspólnie wnioski na przyszłość.

Popatrz, ile trzeba zrobić, zanim otworzysz usta … i coś powiesz.

Ps. Dokładnie tak samo dzieje się w zespole jakim jest Twoja rodzina.